A declaração do Imposto de Renda Pessoa Física (IRPF) é um momento que traz uma certa atenção, mesmo para comerciantes que estão em dia com a gestão financeira e com o fluxo de caixa sob controle.

A possibilidade de entregar informações inconsistentes, com notas fiscais faltando ou lançamentos equivocados, e assim cair na chamada “malha fina” da Receita Federal, tem potencial para causar algumas rugas de preocupação.

E esse momento “cercado de expectativas” já chegou: a apresentação da declaração fiscal  referente ao ano-calendário 2025 deve ser entregue até 29 de maio de 2026 (começou em 23 de março), por contribuintes que receberam rendimentos tributáveis acima de R$ 35.584,00.

Por isso, estar informado em relação a prazos, documentos envolvidos, informes de rendimentos, deduções das despesas do negócio e obrigatoriedades é fundamental neste contexto, especialmente para os donos de estabelecimentos que não contam para isso com uma equipe contábil especializada, seja interna ou terceirizada.

Bora lá saber mais sobre como estar em conformidade com o Leão?

Por que é preciso fazer a declaração do Imposto de Renda?

A declaração do Imposto de Renda existe para que os órgãos governamentais, especialmente a Receita Federal, consigam verificar se cada pessoa ou empresa pagou a quantidade correta de imposto ao longo do ano .

Mesmo que no decorrer do ano, muitos impostos já são pagos automaticamente, como descontos no salário ou tributos sobre faturamento, a declaração funciona como um ajuste final de contas.

Assim, quem pagou a mais, pode receber restituição, e quem pagou a menos, precisa complementar. 

São analisados pela Receita Federal:

• Rendimentos (salários, lucros, aluguéis etc.);
• Despesas dedutíveis (saúde, educação);
• Patrimônio (imóveis, veículos, investimentos).

Quem precisa declarar o Imposto de Renda?

As regras da declaração do Imposto de Renda são atualizadas anualmente. As principais mudanças do IRPF 2026 são:

• Quem recebeu rendimentos tributáveis acima de R$ 35.584,00 (limite era de R$ 33.888,00, no ano passado);
• Recebeu rendimentos isentos, não tributáveis ou tributados exclusivamente na fonte, cuja soma foi superior a R$ 200 mil;
• Contribuinte com ganho de capital sujeito à incidência do Imposto;
• Quem alienou (vendeu) mais de R$ 40 mil em bolsas de valores ou com ganhos sujeitos ao imposto;
• Contribuinte que obteve renda acima de R$ 177.920,00 com atividade rural (era R$ 169.440,00) ou pretende compensar prejuízos;
• Contribuinte com posse ou propriedade de bens em valor superior a R$ 800 mil;
• Quem passou à condição de residente no Brasil;
• Quem optou pela isenção do Ganhos de Capital (GCAP) de 180 dias;
• Quem optou por declarar bens da entidade controlada no exterior pela pessoa física;
• Contribuinte que teve, em 31/12/2025, a titularidade de trust (estrutura jurídica usada para administrar bens e patrimônio em benefício de terceiros) regidos por lei estrangeira;
• Contribuinte que auferiu rendimentos/compensou perdas em aplicações no exterior;
• Contribuinte que teve lucros/dividendos no exterior.

A previsão do governo é receber cerca de 44 milhões de declarações. Somente na primeira semana, 4,4 milhões de contribuintes acertaram as contas com o Leão. 

Quais são os principais documentos que precisam ser reunidos para o IR?

É fundamental que o empresário possua documentos e informações que sustentem os registros contábeis e a apuração dos tributos, pois eles são a base que comprova ao Fisco que tudo o que está declarado é verdadeiro, correto e justificável.

Entre os documentos estão:

• Notas fiscais de entrada e saída;
• XMLs (formato oficial de documentos fiscais eletrônicos, como NF-e);
• Extratos bancários;
• Extratos de cartão;
• Comprovantes de pagamento de tributos (ex.: DAS, DARFs, etc.);
• Folha de pagamentos;
• Controles de estoque.

Como se organizar ao longo do ano para evitar erros ou atrasos?

A organização ao longo do ano evita que o empreendedor transforme a entrega do IR em uma corrida contra o tempo, reduzindo riscos que podem custar caro.

Segundo Baracat, para evitar erros ou atrasos em entregas, a melhor prática é tratar a declaração do Imposto de Renda como um processo contínuo, e não como uma tarefa isolada no tempo.

“O melhor caminho é manter um controle gerencial, documental e contábil robusto e permanente, com a realização de conciliações periódicas entre todos os documentos e registros contábeis, fiscais e financeiros da empresa”, diz.

Para fins de apuração e recolhimento do Imposto de Renda, os seguintes prazos deverão ser observados:

Quais despesas podem ser deduzidas e quais são os erros mais comuns nesse processo?

Nem todo empresário pode descontar custos e despesas na hora de calcular o Imposto de Renda. Essa possibilidade existe apenas para pessoas jurídicas que estão no regime de tributação do Lucro Real.

Nesse caso, poderão ser deduzidos apenas os custos e despesas que sejam considerados necessários, usuais e normais às atividades, conforme devidamente comprovados por documentação hábil e confiável.

A relação de custos e despesas usualmente inclui, entre outros, gastos com:

• Pessoal (como salários e encargos trabalhistas e previdenciários);
• Estrutura administrativa (como contabilidade, serviços jurídicos, limpeza, manutenção, segurança e logística);
• Estrutura operacional (como aluguel, material de escritório, água, energia e internet);
• Reparos e conservação (para fins de manutenção da operação).

Baracat explica ainda que “é indispensável manter documentos que demonstrem a realização dos pagamentos e o seu enquadramento como custos e despesas efetivamente necessários”.

O advogado aponta os seguintes erros como os mais frequentes:

• Classificação de custos e despesas “acessórios” como necessários;
• Confusão entre despesas pessoais e empresariais;
• Classificação de gasto de sócio como despesas da empresa;
• Falta de comprovantes idôneos;
• Declaração de pró-labore como lucro ou vice-versa;
• Ausência de conciliação entre controles gerenciais, demonstrações financeiras e comprovantes;
• Ausência de controle gerencial atualizado sobre custos e despesas e suas respectivas classificações.

“Os empresários não podem negligenciar essas obrigações. Entre os principais prejuízos desse descumprimento está o risco de autuação fiscal, aplicação de multas, retificação da contabilidade (e de declarações fiscais) e procedimentos administrativos ou judiciais de cobrança de tributos não recolhidos”, alerta Baracat.

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FAQ

1 - Por que é preciso fazer a declaração do Imposto de Renda?

A declaração do IRPF verifica se você, como pessoa física, pagou o imposto correto sobre rendimentos pessoais. Para empresas no regime de Lucro Real (IRPJ), aplica-se regras específicas de deduções de custos e despesas comprovados.

2 - Quem precisa declarar o Imposto de Renda?

As regras da declaração do Imposto de Renda são atualizadas anualmente. No IRPF 2026 precisará declarar, entre outros, quem recebeu rendimentos tributáveis acima de R$ 35.584,00 e quem recebeu rendimentos isentos, não tributáveis ou tributados exclusivamente na fonte, cuja soma foi superior a R$ 200 mil.

3 - Quais são os principais documentos que precisam ser reunidos para o IR?

Entre os documentos e informações que sustentam os registros contábeis estão notas fiscais de entrada e saída, XMLs (formato oficial de documentos fiscais eletrônicos, como NF-e), extratos bancários, extratos de cartão, comprovantes de pagamento de tributos (ex.: DAS, DARFs, etc.), folha de pagamentos e controles de estoque.