Um dos maiores desafios das lideranças no mundo corporativo atual é criar conexões reais com seus respectivos times. E uma das ferramentas mais efetivas para isso é simples, gratuita e extremamente estratégica: as reuniões one-to-one.

Diferente das reuniões coletivas em que as mensagens se diluem, agendas se atropelam e nem todo mundo se sente à vontade para falar, o encontro individual entre líder e colaborador abre espaço para conversas profundas, alinhamento de expectativas e desenvolvimento contínuo.

Segundo uma pesquisa da Progic, o principal desafio para 53,9% dos gestores é alcançar uma comunicação eficaz. Neste cenário, as reuniões one-to-one ajudam a melhorar o relacionamento e, consequentemente, a compreensão das mensagens importantes que precisam ser transmitidas pelo líder.

Quer saber como esse processo impacta de forma direta na produtividade e melhora dos processos internos? Então bora conferir no texto a seguir.

Quais são as características de uma reunião one-to-one?

As reuniões one-to-one (também conhecidas como 1:1 ou reunião cara a cara) é uma modalidade em que uma liderança se encontra individualmente com um colaborador para conversar.

Geralmente, esse compromisso dura entre 30 minutos a 1 hora e pode acontecer de forma semanal, quinzenal ou mensal, dependendo da necessidade.

O foco da conversa é no desenvolvimento profissional do colaborador, feedbacks positivos e negativos e discussões sobre metas e desafios das empresas. Dessa forma, o líder deixa de “apagar” incêndios e passa a desenvolver pessoas.

Benefícios das reuniões one-to-one

Ao adotar esse tipo de encontro na rotina corporativa, a empresa pode colher diversos benefícios. Um deles, é a criação de um canal seguro para conversas honestas. Em vez de ruídos ou a famosa “rádio-peão”, a relação passa a ser baseada em transparência.

Colaboradores que recebem uma atenção individual tendem a ser mais engajados. Isso é um fator importante, pois de acordo com o relatório anual State of The Global Workplace, o engajamento de profissionais em todo mundo caiu de 23% para 21% em 2024, representando em perda de produtividade e um prejuízo de US$ 438 bilhões na economia mundial.

Outra vantagem é que o acompanhamento frequente faz com que problemas sejam corrigidos no começo e não quando já viraram uma bola de neve. É gestão ativa, e não reativa.

Por fim, essa relação mais próxima dos líderes com os liderados ajuda na retenção de talentos. Um one-to-one bem feito reduz as chances de colaboradores trocarem de emprego por conta de problemas de relacionamento.

Como implantar as reuniões one-to-one na empresa

Assim como todo processo organizacional, as reuniões one-to-one precisam de planejamento para serem implementadas. Veja a seguir algumas dicas para desenvolver um planejamento para esse tipo de ação.

Definir uma agenda fixa

As reuniões one-to-one não podem ser tratadas como “perda de tempo” ou como um obstáculo que vai pausar as atividades por alguns minutos. Elas devem ser vistas como prioridade.

Uma das formas de demonstrar que elas são prioridades é definir uma agenda fixa para que elas ocorram. Além disso, é importante escolher um ambiente adequado para a reunião, que seja tranquilo e privado para uma conversa honesta e sem interrupções.

Prepare uma pauta

Para garantir que todos os pontos essenciais serão abordados, é interessante que o líder prepare uma pauta com antecedência. Por exemplo:

-       Conquistas da semana;

-       Desafios e pontos que devem ser corrigidos;

-       Indicadores e metas;

-       Planos de desenvolvimento;

Saiba escutar

As reuniões one-to-one devem ser uma via de mão dupla. Portanto, após passar o feedback, as lideranças também devem estar preparadas para ouvir o que os funcionários têm a dizer.

Uma dica é prestar atenção sem julgamentos, interrupções ou respostas automáticas.

Atenção aos feedbacks

“Elogie em público e corrija em particular”. Esse é um mantra que muitos líderes procuram seguir e as reuniões one-to-one são perfeitas para abordar assuntos mais espinhosos ou comentar sobre erros que foram cometidos.

Porém, se os encontros cara a cara se tornarem um momento onde apenas feedbacks negativos são feitos, a tendência é de que os colaboradores passem a odiar e até mesmo evitar essas reuniões.

Portanto, elogie em público, mas também elogie no privado!

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