Conheça métodos de organização e escolha o que se adequa mais ao seu perfil

Você se sente exausto e está com dificuldade de organizar a sua rotina e se tornar mais produtivo? Se a resposta for sim, você precisa conhecer os métodos de organização! 

De fato, equilibrar vida pessoal e profissional é um desafio para todo mundo! Mas não fazer esse balanço corretamente pode acarretar em uma série de problemas: baixa produtividade no trabalho, ansiedade, estresse, depressão, burnout, infelicidade profissional etc. 

Diversas pesquisas mostram como os brasileiros têm dificuldade neste equilíbrio entre vida pessoal e profissional. Segundo uma pesquisa do Instituto Locomotiva, seis em cada dez brasileiros não conseguem ter momentos de lazer ou tempo livre ao longo da semana.

O estudo também mostrou que 65% da população não dispõe de períodos de ócio em sua rotina semanal, evidenciando um grande desafio para conciliar trabalho, descanso e demais compromissos diários.

Mas o brasileiro quer mudar este cenário. Um levantamento conduzido pela consultoria de Recursos Humanos Randstad revelou que 81% dos trabalhadores do Brasil buscam um melhor equilíbrio entre carreira e vida pessoal, um percentual superior à média global, que é de 67%.

E em um mundo cada vez mais dinâmico, encontrar um método de organização pode ser a chave para aumentar a sua produtividade, e para você organizar melhor a sua rotina e reduzir o estresse. 

Para uma melhor organização de tarefas, e-mails ou compromissos e para um dia a dia mais eficiente e saudável, adotar um processo de organização mais eficiente faz toda a diferença! 

Então para te ajudar a se organizar melhor, a equilibrar a vida pessoal e profissional e a ser mais produtivo, preparamos um texto completo sobre métodos de organização! 

Bora lá?

O que são métodos de organização?

Os métodos de organização são estratégias, técnicas ou sistemas utilizados para estruturar tarefas, informações, espaços ou rotinas de forma eficiente. 

O objetivo desses sistemas é ajudar a aumentar a produtividade, reduzir o estresse e melhorar a gestão do tempo.

Esses métodos podem ser aplicados tanto na vida pessoal quanto profissional, adaptando-os conforme a necessidade de cada pessoa.

Os métodos são variados – e podem ser escolhidos de acordo com cada perfil. Mas vamos a um exemplo!

Imagine que você tem várias tarefas para gerenciar ao longo da semana, como trabalho, estudos e compromissos pessoais. Você pode usar um quadro (físico ou digital, como o Trello) e dividi-lo em três colunas:

• A fazer (tarefas pendentes)
• Em andamento (tarefas que você já começou)
• Concluído (tarefas finalizadas)

Agora, digamos que suas tarefas para a segunda-feira sejam:

• Responder e-mails do trabalho;
• Realizar cinco demandas específicas do trabalho;
• Estudar para uma prova;
• Pagar contas. 

No início da segunda-feira, todas as tarefas estarão na coluna “A fazer”. À medida que você começa a trabalhar nelas, move para “Em andamento”, e quando terminar, coloca na coluna “Concluído”.

Isso ajuda a visualizar o progresso e evitar acúmulo de tarefas, tornando a rotina mais organizada e produtiva.

Este exemplo foi baseado no Método Kanban –  vamos aprender um pouquinho mais sobre ele abaixo!

Quais são os métodos de organização que existem?

Existem diversos métodos de organização que podem ser aplicados no contexto pessoal e profissional. Alguns deles – que podem fazer a diferença para você – são:

Método GTD (Getting Things Done)

Ferramenta de produtividade pessoal criada por David Allen, o GTD é ideal para quem lida com muitas demandas ao mesmo tempo. 

O GTD é baseado na ideia de que, para ser produtivo, é preciso liberar a sua mente de todas as tarefas e compromissos, externalizando-os em um sistema organizado e confiável.

O método baseia-se em capturar tarefas, processá-las, organizá-las, revisar e executar. As etapas do GTD incluem:

• Capturar tudo o que precisa ser feito: tarefas, ideias, compromissos, projetos;
• Esclarecer as tarefas, decidindo o que fazer com elas: se a tarefa ou ideia não requer ação, pode ser descartada, arquivada ou armazenada como referência. Se requer ação, você deve decidir qual é o próximo passo a ser tomado;
• Organizar as tarefas por contexto (trabalho, pessoal, urgente, etc.): as tarefas e projetos esclarecidos precisam ser organizados em categorias, como: próximas ações, projetos, agenda, somente referência e lista de espera (tarefas que serão feitas por outras pessoas);
• Revisar regularmente a lista de tarefas; uma vez por semana, você faz uma revisão completa de sua lista de tarefas;
• Engajar o que precisa ser feito de acordo com a prioridade e contexto: quando chegar o momento de decidir o que fazer, você escolhe uma tarefa da lista de Próximas Ações com base em fatores como tempo, prioridade e energia.

Para realizar esse processo, você pode usar um caderno, planner, celular ou aplicativo para capturar suas ideias.

Se você gosta de sistemas bem estruturados e quer ter mais clareza sobre suas prioridades, o GTD pode ser uma excelente escolha.

Método Kanban

Se você prefere um modelo visual, o Kanban pode ser a solução ideal. Ele organiza as tarefas em colunas, representadas por cartões (digitais ou físicos) e que geralmente são divididas em “A Fazer”, “Em Andamento” e “Concluído”. 

Esta é uma técnica de gestão visual que ajuda a organizar tarefas e processos de maneira eficiente, com foco na visualização do trabalho em andamento, na maximização da produtividade e na redução de desperdícios.

O Kanban sugere limitar o número de tarefas que você pode ter em andamento ao mesmo tempo para evitar sobrecarga de trabalho e garantir concentração no que realmente importa, finalizando uma tarefa antes de começar a próxima.

Conforme você trabalha nas tarefas, mova os cartões entre as colunas. Quando terminar uma tarefa, mova o cartão para Concluído. Isso ajuda a ver o progresso e evita que você se perca no meio do caminho.

Essa abordagem é muito usada em equipes, mas também pode ser aplicada individualmente para gerenciar melhor o fluxo de trabalho.

Onde aplicar? O Kanban pode ser utilizado em qualquer área da vida, como:

• Organização de tarefas diárias (pessoais ou profissionais);
• Gestão de projetos;
• Planejamento de estudos;
• Acompanhamento de metas pessoais.

Método Pomodoro 

Embora seja mais indicado para quem tem dificuldade em manter o foco, a Técnica Pomodoro pode ser muito eficiente para qualquer pessoa, visto que ela é ótima para a gestão de tempo.

Esse sistema de gestão de tempo simples e eficaz foi desenvolvida por Francesco Cirillo no final dos anos 1980. O nome vem da palavra italiana para ”tomate”, porque Cirillo usava um timer de cozinha em formato de tomate para aplicar o método.

O sistema propõe ciclos de 25 minutos de trabalho intenso seguidos por pequenas pausas a fim de manter a produtividade e evitar a exaustão mental.

A técnica se baseia em ciclos de trabalho. O processo é bastante simples:

1. Escolha a tarefa a ser feita: antes de começar, você decide o que vai fazer (pode ser uma tarefa única ou uma parte de um projeto maior);
2. Configure o timer para 25 minutos: esse é o período de tempo em que você trabalhará de maneira focada e sem interrupções. O timer é a chave para a técnica, porque ele ajuda a criar um limite de tempo bem definido para cada sessão de trabalho.
3. Trabalhe até o timer tocar: durante esses 25 minutos, você se dedica totalmente à tarefa. É importante evitar distrações nesse período – sem celular e redes sociais, viu? O foco deve ser total!;
4. Pausa curta (5 minutos): quando o timer tocar, você faz uma pausa de 5 minutos. Use esse tempo para descansar, levantar, tomar água ou fazer algo relaxante, como respirar profundamente ou alongar-se;
5. Repita o ciclo: após 4 “Pomodoros” (4 sessões de 25 minutos de trabalho e 3 pausas de 5 minutos), você faz uma pausa mais longa de 15 a 30 minutos. Durante essa pausa mais longa, você pode se desligar completamente da tarefa para descansar ainda mais.

Método Ivy Lee

Se você gosta de praticidade, o Método Ivy Lee pode ser ideal. Ele é uma técnica simples e eficaz de gestão de tempo e produtividade, desenvolvida no início do século XX pelo consultor de produtividade Ivy Lee, que ajudou empresas e líderes a serem mais organizados e focados. 

Esse método é famoso pela sua simplicidade e pela sua eficácia em ajudar as pessoas a se concentrarem nas tarefas mais importantes do dia.

Neste processo, você só pode fazer seis atividades por dia, que serão anotadas e previamente organizadas no dia anterior. 

No final do domingo, por exemplo, escreva as 6 tarefas mais importantes que você precisa fazer no dia seguinte (segunda).

• Essas tarefas podem ser relacionadas ao trabalho, à vida pessoal ou a qualquer outro compromisso;
• Limite-se a escrever apenas seis tarefas (número máximo). Isso ajuda a evitar sobrecarga e garante que você possa focar nas coisas mais importantes;
• Classifique essas 6 tarefas por ordem de prioridade: o que deve ser feito primeiro?

Conclua cada tarefa antes de passar para a próxima. O objetivo aqui é garantir que você se concentre no que realmente é fundamental, e não nas coisas triviais ou menos urgentes.

A ideia é que você evite a tentação de “multitarefar” e garanta que você se concentre totalmente no que está fazendo. O mais importante é não sobrecarregar sua lista!

Método Eisenhower 

O Método Eisenhower (ou Matriz de Eisenhower) é uma técnica de gestão de tempo e priorização de tarefas baseada em uma famosa citação do ex-presidente dos Estados Unidos, Dwight D. Eisenhower: “O que é importante raramente é urgente, e o que é urgente raramente é importante”. 

Esse método foi desenvolvido para ajudar as pessoas a organizarem suas tarefas diárias, a fim de garantir que elas estejam focadas no que realmente importa, sem se perder no que é apenas urgente ou irrelevante.

Para esse sistema, você precisa dividir as tarefas em quatro quadros de atividades;

• Imediatas;
• Agendadas;
• Delegadas;
• Eliminadas.

Assim, é possível organizar as tarefas por prioridade – e visualizá-las de maneira mais eficiente. 

Como escolher entre os métodos de organização?

Mas, afinal, como organizar a sua rotina e equilibrar a vida pessoal e profissional com os métodos de organização? O segredo está em testar diferentes abordagens e entender qual se adapta melhor à sua rotina e estilo de trabalho. 

Seja digital ou analógico (aplicativos, sites ou cadernos), o importante é encontrar um sistema que traga mais organização e produtividade sem gerar sobrecarga, priorizando o seu bem-estar físico e mental!

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